Desarrollo del sistema para Archivos de Gestión XABAL Thesaurus

Abstract

El Archivo Nacional de Cuba es la entidad que coordina el funcionamiento del Sistema Nacional de Archivo. Para este sistema se ha definido un ciclo de vida de los documentos formado por cuatro etapas: Génesis, Archivo de Gestión, Archivo Intermedio y Archivo Histórico. El Centro de Informatización de la Gestión Documental de la Universidad de las Ciencias Informáticas, tiene como objetivo el desarrollo de productos para la gestión documental y de archivo. En este centro se desarrollan los productos XABAL eXcriba y XABAL Arkheia para la gestión de documentos administrativos y de archivo respectivamente, cubriendo las etapas de Génesis, Archivo Intermedio y Archivo Histórico. Para que el centro pueda dar respuesta a las necesidades de informatización del Sistema Nacional de Archivos se necesita incorporar la etapa de Archivo de Gestión para completar el ciclo de vida de los documentos. Para solucionar este problema se desarrolló el producto XABAL Thesaurus basado en los procesos descritos en el “Manual de procedimientos para el tratamiento documental para el Archivo Nacional de la República de Cuba y el Archivo General de la República Dominicana”. Se obtuvo la implementación de los procesos de Almacenamiento, Incorporación, Expurgo y transferencia y Préstamos de los documentos de archivo y la validación de los mismos mediante pruebas realizadas a la aplicación. Con este producto se logró que el Centro de Informatización de la Gestión Documental pueda dar respuesta a las necesidades de informatización del Sistema Nacional de Archivos para todo el ciclo de vida de los documentos.