Personalización del Gestor de Documentos Administrativos XABAL eXcriba 3.1 para la Dirección de Supervisión y Control de la Universidad de las Ciencias Informáticas

Abstract

La Dirección de Supervisión y Control (DSC) es una de las áreas que compone a la Universidad de las Ciencias Informáticas (UCI), la cual supervisa y asesora al resto de la institución en cuanto a la implementación del Sistema de Control Interno (SCI). Lo anterior lo realiza con el fin de administrar y salvaguardar los recursos, evitar y/o minimizar ilegalidades e identificar brechas en el cumplimiento de las regulaciones y leyes vigentes. Lo planteado con anterioridad, trae consigo la creación, almacenamiento y análisis de un gran cúmulo de información, tornándose engorroso guardar o buscar los documentos en un lugar físico. Es por ello que, organizarlos de forma precisa y uniforme, desde su creación hasta la disposición o almacenamiento permanente de los mismos y con la premisa de mantener centralizada la información, se convierte en un factor clave para el perfeccionamiento de los procesos que se desarrollan en la DSC. Por lo antes expuesto, se precisó como objetivo del presente trabajo: personalizar el Gestor de Documentos Administrativos (GDA) XABAL eXcriba 3.1 para gestionar y controlar la documentación de la Dirección de Supervisión y Control a través de la informatización de los procesos documentales existentes. Para el logro de este objetivo fue necesario realizar un levantamiento de información en el área, con el fin de identificar los procesos documentales existentes, realizar el modelado y descripción de los mismos. Además se identificaron los documentos implicados en cada una de las actividades de la Dirección y sus respectivos metadatos, logrando definir los permisos sobre cada uno de ellos en el GDA XABAL eXcriba 3.1 acorde con las necesidades de la DSC de la UCI.