Gestor de Documentos Administrativos XABAL eXcriba 3.1 para la Dirección de Seguridad y Protección de la Universidad de las Ciencias Informáticas

Abstract

La generación incontenible de información ha condicionado que se dificulte su administración trayendo consigo el surgimiento de disciplinas como la gestión documental que garantiza el manejo adecuado de los documentos a través de su ciclo de vida. En este contexto emergen los sistemas de gestión documental los cuales permiten establecer un control eficiente sobre la información que se genera en una organización. La Universidad de las Ciencias Informáticas, en lo adelante (UCI), necesita garantizar la accesibilidad a sus documentos, así como mantener un flujo constante de información entre sus áreas. La Dirección de Seguridad y Protección de la UCI es una de estas áreas donde se tramita una gran cantidad de información por lo que también es complicado su organización y almacenamiento. Como solución se propone la personalización del Sistema de gestión documental Xabal eXcriba 3.1, adecuándolo para crear un entorno de trabajo que contribuya a erradicar los problemas que actualmente existen en el área. Para realizar este cometido fue necesario un estudio de los conceptos asociados con los sistemas de gestión documental; un levantamiento de información en el área para determinar los procesos fundamentales que se realizan en la misma, así como la estructuración y los niveles de acceso a la información.