Sistema para la digitalización de los expedientes en la Secretaría General de la Universidad de las Ciencias Informáticas.

Abstract

Los archivos se utilizan para gestionar, atesorar, conservar y difundir el patrimonio documental. Con la digitalización de los mismos se facilita el manejo de la información, así como su preservación, almacenamiento y transportación. En la Secretaría General de la Universidad de las Ciencias Informáticas se archivan en los expedientes la trayectoria estudiantil de cada uno de sus graduados. Estos expedientes se encuentran expuestos al deterioro condicionado por el tiempo de vida de los documentos en formato duro, además de que existe pérdida de información, duplicidad de la información y la misma no se guarda en el formato establecido. Debido a estos problemas se define como objetivo de la presente investigación desarrollar un sistema que agilice el proceso de la digitalización de los expedientes en la secretaría general de la universidad garantizando la calidad de esta información. Para ello se selecciona la metodología, herramientas y tecnologías para el desarrollo de la solución; se describen las principales funcionalidades y se hace un análisis de la arquitectura y los patrones a utilizar. Como resultado de la investigación se obtuvo un sistema que realiza la digitalización de los expedientes en la secretaría general en correspondencia con las solicitudes del cliente, validado por las actas de liberación y aceptación emitidas. Este sistema permite que el proceso de gestión de estos expedientes se realice de forma ágil garantizándose la calidad de la información que se genera en la Secretaría General.

The archives are used to manage, treasure, preserve and disseminate the documentary heritage. With the digitalization of the same the handling of the information is facilitated, as well as its preservation, storage and transportation. In the General Secretariat of the University of the Informatic Sciences, the graduates student trajectory is archived in the files. These files are exposed to deterioration conditioned by the life time of the documents in hard format, in addition to the loss of information, duplicity of information and it is not saved in the established format. Due to these problems it is defined as the objective of the present investigation develop a system that streamlines the process of digitalization of the files in the general secretariat of the university, guaranteeing the quality of this information. For this, the methodology, tools and technologies for the solution development are selected; the main functionalities are described and an analysis of the architecture and the patterns to be used is made. As a result of the investigation, a system was obtained that carries out the digitalization of the files in the general secretariat in correspondence with the client's requests, validated by the release and acceptance certificates issued. This system allows the process of managing these files to be carried out in an agile manner, guaranteeing the quality of the information generated in the General Secretariat.