Personalización del Gestor de Documentos Administrativos Xabal eXcriba 3.1 para los procesos de formación y extensión universitaria de la Facultad 2 de la Universidad de las Ciencias

Abstract

La Facultad 2 de la Universidad de las Ciencias Informáticas, está compuesta por un Decanato, cuatro Vicedecanatos y cinco Departamentos Docentes. Tanto los Vicedecanatos de Formación y Extensión Universitaria, como los Departamentos de Ingeniería y Gestión de Software, Ciencias Básicas, Ciencias Sociales y el Departamento de Programación, generan constantemente un gran volumen de información a raíz de los procesos documentales que los mismos manipulan. Debido a esto se torna muy difícil guardar todos los documentos en un lugar físico, de forma tal que se pueda acceder a ellos de manera fácil. El hecho de organizar los documentos de forma consistente, precisa y uniforme durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación o conservación definitiva, se convierte en un factor clave para la optimización de los procesos en el seno de la organización. Es por ello, que la personalización del Gestor de Documentos Administrativos Xabal eXcriba 3.1 para el control y organización de los documentos administrativos en el área es la solución propuesta para erradicar los problemas que existentes. Para su desarrollo fue necesario hacer un levantamiento de información en el área y un estudio exhaustivo de sus procesos fundamentales, con el fin de identificar cada uno de los procesos documentales y los documentos implicados en cada uno, así como sus respectivos metadatos, para de esta forma lograr el correcto modelado y descripción de los procesos, organizar y clasificar los documentos y así lograr una personalización eficiente del sistema, acorde con las necesidades del área.