Módulo de gestión documental para la plataforma GAPID

Abstract

El desarrollo del módulo de gestión documental para la plataforma GAPID aborda las crecientes necesidades de las instituciones científicas y tecnológicas en Cuba para optimizar la gestión de programas y proyectos de investigación. Este módulo permite centralizar y organizar la documentación, superando las limitaciones de los métodos manuales y descentralizados que dificultan el acceso y control de la información. La investigación se basa en un marco teórico que incluye conceptos clave sobre gestión documental y mejores prácticas internacionales. Se utilizaron herramientas modernas como Visual Paradigm para el diseño UML, Visual Studio Code para el desarrollo, y Next.js junto con React para la interfaz de usuario, lo que permitió un desarrollo ágil. La validación del módulo se realizó a través de pruebas exhaustivas que garantizan su funcionalidad e integridad. Los resultados indicaron mejoras significativas en los flujos de trabajo y en la satisfacción del usuario. Este módulo no solo responde a las necesidades actuales de gestión documental, sino que también se alinea con las estrategias de digitalización necesarias para impulsar el avance científico y tecnológico en el país. Al proporcionar un sistema centralizado GAPID facilita el acceso rápido a la información, mejora la colaboración entre equipos y asegura la trazabilidad de los documentos, estableciendo así un precedente importante para futuras iniciativas en la gestión documental dentro del contexto cubano.

The development of the document management module for the GAPID platform addresses the growing needs of scientific and technological institutions in Cuba to optimize the management of research programs and projects. This module allows centralizing and organizing documentation, overcoming the limitations of ma- nual and decentralized methods that hinder access to and control over information. The research is based on a theoretical framework that includes key concepts about document management and international best practices. Modern tools such as Visual Paradigm for UML design, Visual Studio Code for development, and Next.js along with React for the user interface were used to enable agile development. The module’s vali- dation was carried out through exhaustive testing that guarantees its functionality and integrity. The results indicated significant improvements in workflows and user satisfaction. This module not only responds to the current needs of document management but also aligns with the necessary digitization strategies to drive scientific and technological advancement in the country. By providing a centralized system, GAPID facili- tates quick access to information, enhances collaboration among teams, and ensures document traceability, thus establishing an important precedent for future initiatives in document management within the Cuban context.